De Algemene Verordening Gegevensbescherming
De AVG zal in werking treden op 25 mei 2018 en heeft als doel uw privacy beter te beschermen.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan op welke waarop wij als
organisatie, de Vereniging Dorpsbelangen Hoogland, dienen om te gaan met persoonsgegevens of
en hoe wij deze mogen delen met andere organisaties. Belangrijke aspecten zijn:
Transparantie:
De VDH kent twee soorten van gegevensverwerking.
1. De ledenadministratie
2. De financiële administratie
De ledenadministratie is alleen toegankelijk voor de leden van het bestuur en wordt beheerd door de
‘administrateur ledenadministratie‘. Zij alleen kunnen door middel van een gebruikersnaam en een wachtwoord het ledenbestand
benaderen.
In het ledenbestand worden de volgende gegevens vastgelegd:
Lidnummer, voorletter, voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats en mailadres
Deze gegevens worden bewaard zolang men lid is. Beëindigt iemand zijn lidmaatschap dan worden
de gegevens nog maximaal een jaar bewaard en daarna definitief verwijderd.
Nieuwsbrief en uitnodiging ALV
De gegevens van de ledenadministratie worden gebruikt voor het sturen van een papieren
nieuwsbrief, die tegelijkertijd ook een uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering bevat én een
verzoek om de contributie voor het komende jaar te betalen.
Digitale Nieuwsbrief
Daarnaast wordt van die leden, waarvan het emailadres bekend is, dit adres gebruikt om enkele
malen per jaar een digitale nieuwsbrief te versturen.
Afmelden
Deze digitale nieuwsbrief biedt een mogelijkheid om aan te geven dat men de nieuwsbrief niet meer
wenst te ontvangen. Het betreffende lid wordt dan van die mailinglijst afgevoerd.
De vereniging Dorpsbelangen Hoogland zal nooit de gegevens van de ledenadministratie verstrekken
aan welke organisatie dan ook, tenzij men daar nadrukkelijk en schriftelijk toestemming voor
gegeven heeft.
De financiële administratie wordt beheerd door de penningmeester.
Ledenadministratie
Hij legt vast welke leden hun contributie betaald hebben en maakt desnoods betalingsherinneringen
klaar. Hij maakt gebruik van het ledenbestand uit de ledenadministratie. Daarbij kan hij gebruik
maken van bekende mailadressen van leden.
Financiële administratie
Daarnaast beheert de penningmeester een boekhoudkundige administratie waarin de crediteuren
(leden) en debiteuren vastgelegd worden. Van de debiteuren worden de nota’s bewaard en de
gegevens in een debiteurenbestand vastgelegd. Hierdoor kan financiële verantwoording worden
afgelegd aan de ledenvergadering. De financiële administratie wordt bewaard zolang de wet dat
voorschrijft en wordt daarna vernietigd.
Accountability:
De VDH heeft een bestuurslid belast ( Data Protection Officer) met het controleren van het naleven
van bovenstaand beleid.
Profilering:
DE VDH gebruikt persoonsgegevens uitsluitend voor informatievoorziening aan haar leden en zal
deze gegevens niet delen met derden zonder voorafgaande toestemming.
Hoe beveiligen we uw persoonlijke gegevens?
We nemen redelijke organisatorische, technische en administratieve maatregelen om persoonlijke
gegevens binnen onze organisatie te beschermen. Helaas is geen enkel systeem voor
gegevensoverdracht of -opslag volledig veilig. Als u redenen hebt om te geloven dat uw interactie
met ons niet langer veilig is, verzoeken wij u ons onmiddellijk te waarschuwen via ons mailadres:
info@dorpsbelangenhoogland.nl